Kundenanfragen automatisieren

Anwendungsfall

Standardanfragen schneller beantworten –
Zeit für die wichtigen Fälle gewinnen.

160 Kundenanfragen im Monat, rund die Hälfte davon Standardanfragen. Eine KI-gestützte Bearbeitung schlägt für diese Fälle auf Knopfdruck eine passende Antwort vor – Ihr Team prüft, passt an und sendet ab.

Ob der Prozess bei Ihnen umsetzbar ist, bedarf immer einer technischen Prüfung.

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Heute

160 Kundenanfragen im Monat, etwa die Hälfte davon Standardauskünfte wie Lieferstatus oder Rückgaben. Jede davon wird einzeln von Hand beantwortet.

Das Team sucht Informationen aus mehreren Systemen zusammen, formuliert von Hand und verliert dabei Kapazität für die wirklich anspruchsvollen Fälle.

Mit SLD

Die KI liest eingehende Standardanfragen und schlägt auf Basis Ihrer Wissensdatenbank eine fertige Antwort vor. Der Mitarbeiter prüft sie, passt bei Bedarf an und sendet ab – rund drei Minuten schneller pro Antwort.

Komplexere Fälle werden automatisch vorqualifiziert und mit dem relevanten Kontext an den zuständigen Kollegen weitergeleitet – kein Suchen mehr, nur noch Entscheiden.

Beispielrechnung

Was das für Ihren Kundenservice bedeutet

Ausgangslage

160

Anfragen / Monat

50 %

Standardanfragen

3 Min.

Ersparnis pro Antwort

Zeitersparnis pro Monat

80 Standardanfragen × 3 Min. = 240 Min.
≈ 4 Std. /Monat

Jährliche Ersparnis

ca. 2.000 € / Jahr

Hinzu kommt: deutlich kürzere Antwortzeiten und höhere Kundenzufriedenheit. Ihr genaues Potenzial klären wir im Strategiegespräch.

Wichtig: Der Mensch bleibt in der Schleife

Wir empfehlen ausdrücklich, KI-Antworten im Kundenkontakt zunächst als Entwurf zu behandeln, den ein Mitarbeiter freigibt. So sichern Sie Qualität und Ton, behalten die Kontrolle und bauen internes Vertrauen auf. Vollautomatische Antworten sind erst dann sinnvoll, wenn ein Anwendungsfall über Wochen stabil und geprüft läuft.

Vorgehen

So gehen wir vor

01

Testlauf

Zwei bis drei Wochen mit echten Anfragen. Wir messen die Qualität der vorgeschlagenen Antworten und justieren, bevor etwas produktiv geht.

02

Parallelbetrieb

Die KI schlägt die Antwort vor, Ihr Team gibt frei. Sie behalten die volle Kontrolle, bis die Qualität über mehrere Wochen stabil stimmt.

03

Regelbetrieb

Stichproben statt Vollprüfung, klare Eskalationsregeln für Sonderfälle. Ihr Team steuert – die Routine läuft von allein.

FAQ

Häufige Fragen

Die KI antwortet nie selbstständig. Sie schlägt einen Text vor, den Ihr Mitarbeiter prüft und anpasst. Ton, Formulierungen und Anredeform werden auf Basis Ihrer eigenen E-Mails und Richtlinien kalibriert.
Die KI erkennt Anfragen, die außerhalb ihres definierten Rahmens liegen – Beschwerden, rechtlich relevante Anfragen, emotionale Ausnahmen. Diese werden automatisch mit dem vollständigen Kontext an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet.
Ja. Die KI arbeitet mehrsprachig und antwortet in der Sprache der Anfrage, sofern Ihre Wissensdatenbank die entsprechenden Inhalte enthält. Welche Sprachen sinnvoll sind, klären wir im Workshop.
Wir richten einen Pflegeprozess ein, mit dem Ihr Team neue Inhalte, geänderte Produkte oder aktualisierte Richtlinien einfach einspeisen kann. Für größere Aktualisierungen stehen wir als Ansprechpartner bereit.

Direkter Weg

Einsparpotenzial für Ihren Kundenservice berechnen lassen.

Im kostenlosen Strategiegespräch analysieren wir Ihre Anfragen und sagen Ihnen konkret, was sich rechnet.

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